Travailler en réunion

  Le rôle de chacun

Les réunions gagneront en efficacité si chacun remplit le rôle qui doit être le sien et respecte celui des autres.

Les participants

Ils contribueront à la réussite de la réunion en y apportant leurs idées et opinions dans un esprit de participation active, mais sans mobiliser plus qu’il ne faut le temps des autres. Le succès de la réunion dépendra de la qualité de leur implication et de la diversité des points de vue exprimés.

L’animateur

L’animateur ou président de séance, est nécessaire pour faciliter la participation de chacun et veiller à la qualité des débats et au respect de l’ordre du jour.

C’est un travail assez prenant qui ne devrait pas être confié à quelqu’un qui a des idées personnelles sur le sujet du moment, mais à quelqu’un de disponible pour faciliter la participation active des autres. La présidence des réunions devrait être changée pour permettre aux leaders qui ont des sujets à défendre de le faire librement en tant que simple participant, même si on apprécie de leur confier la direction des débats lorsqu’on traite d’autres sujets.

Les interventions de l’animateur

 En accueillant les participants, détendant l’atmosphère, rappelant les règles de courtoisie ou proposant des pauses si nécessaire, il se préoccupe du climat de la réunion.
 La gestion du temps par rapport à l’ordre du jour, la régulation de la prise de parole, l’invitation à s’exprimer pour les plus timides(ou la modération des plus bavards relèvent de la procédure.
 Les interventions d’éclaircissements, reformulations, définitions, résumés et liens, ainsi les propositions des termes pour une prise de décision ou d’un vote, visent à faciliter les débats dans le contenu.

Le rapporteur

Le rapporteur, ou secrétaire de séance, prend des notes et rédige le compte rendu de la réunion.

Le compte rendu de la réunion comprend :
 le nom de l’organisation,
 le titre de la réunion, sa date et son lieu,
 la liste des personnes présentes et excusées,
 l’ordre du jour avec les différents points abordés,
 les informations pertinentes diffusées,
 les décisions prises dans leur formulation exacte.

Le procès-verbal des débats consiste à noter le contenu de chaque intervention au cours de la réunion. C’est une surcharge de travail importante qui ne doit être envisagée que lorsqu’elle se justifie. Il s’agit alors de permettre à des personnes qui ont mandaté un représentant de vérifier que les positions qu’il prend sont conformes à ce qu’on attend de lui.

  La préparation d’une réunion

Il faut toujours commencer par définir les objectifs que l’on vise. Il peut s’agir d’informer les participants, ou au contraire, de recueillir des informations ; il peut être question d’analyser un problème ou de prendre une décision ; il est aussi parfois nécessaire d’arbitrer des conflits.

On en tire logiquement l’ordre du jour comportant les différents points à aborder, ainsi que les méthodes appropriées et le temps imparti à chacun.

On n’oubliera pas de prévoir la disponibilité de la salle et des éventuels matériels nécessaires pour la date choisie.

Enfin, on rédigera la convocation pour la faire parvenir aux participants avec un délai raisonnable.

La convocation comprendra :
 le titre de la réunion,
 les dates et lieux fixés,
 les points à l’ordre du jour,
 les noms, qualités et signatures de ceux qui font la convocation,
 les éventuels documents nécessaires à l’information préalable des participants.

  Les types de décisions et leurs implications

 Autoritaire : lorsqu’une personne utilise son statut pour prendre une décision relevant de sa compétence. Elle est alors dans son rôle d’assumer les responsabilités qui lui ont été confiées.

 Minoritaire : lorsqu’un groupe de personnes prend une décision qu’il met généralement en oeuvre. Ce peut être une contribution utile à la vie de l’organisation s’il ne s’agit pas d’une manoeuvre hostile.

 Majoritaire : c’est une décision prise avec une procédure de vote selon des termes clairement communiqués à tous. La minorité qui n’approuve pas la décision peut être tenue de la respecter ou être autorisée à s’abstenir sur le sujet.

 Consensuelle : le véritable consensus implique tout acteur concerné dans l’approbation de la décision. Il faut faire attention au "consensus mou" lorsque personne n’ose contredire la décision qui se prend, mais que personne non plus ne se sent engagé par sa mise en ouvre.

Les deux derniers modes de décision qui paraissent préférables présentent le risque que la mise en oeuvre de la décision ne soit pas clairement attribuée. En fait, elle reposera sur des personnes qui sont déjà suffisamment chargées et qui risquent de s’épuiser.